Ce livrable consiste en la préparation de quatre rapports d’étape qui sont livrés tous les 8 mois, aux moments clés du projet (M8, M16, M24, M32). Les rapports d’avancement reflètent le suivi continu de l’avancement du projet, incluant les activités réalisées, les jalons atteints, l’utilisation des ressources humaines et financières, et ils sont élaborés en collaboration avec tous les partenaires qui fournissent des commentaires et des réactions sur la mise en œuvre des activités du projet, assurant ainsi la transparence et un contrôle de qualité externe (D6.1).

Parallèlement, le livrable comprend également l’organisation de réunions de coordination régulières du consortium. Cela comprend une réunion de lancement en Belgique (mois 1) et cinq réunions de coordination dans tous les pays participants (mois 7, 14, 21, 27, 33), ainsi que des réunions virtuelles régulières, réalisées à l’aide d’outils de téléconférence en ligne, pour faciliter les échanges internationaux (D6.2).

Le coordinateur du projet est responsable de l’établissement de l’ordre du jour de chaque réunion, en collaboration avec tous les partenaires, et les comptes rendus des réunions sont distribués dans les 10 jours ouvrables suivant chaque événement. Le processus d’approbation consiste à considérer le compte rendu comme approuvé si aucune objection n’est soulevée dans les 5 jours ouvrables suivants la distribution (D6.3).

Les informations collectées dans ces rapports d’étape serviront de référence pour les actions correctives et les améliorations du plan d’action, et elles seront également utilisées pour la rédaction des rapports d’avancement intermédiaires et finaux du projet. En outre, ce livrable prévoit la production de deux rapports spécifiques, à M18 et M36. Le rapport intermédiaire présentera les résultats provisoires à mi-parcours de la période de mise en œuvre du projet, en mettant en évidence les jalons atteints, les produits livrables et les résultats obtenus jusqu’à présent.

Le rapport final reflétera les résultats complets du projet, en incluant tous les produits livrables, les activités de gestion, de diffusion et d’exploitation, ainsi que les mesures d’amélioration découlant du plan d’assurance qualité. Enfin, il comprendra également les audits financiers du projet, dont un rapport d’audit externe indépendant de type II à M36, portant sur les coûts réclamés par les partenaires, conformément aux dispositions juridiques et financières de la convention de subvention et aux modalités d’Erasmus+ (D6.4).